01. Dışişleri onayını kim verir, ne anlama gelir?
Dışişleri onayı, bir belgenin üzerindeki imza ve mührün gerçekliğinin T.C. Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk İşleri Genel Müdürlüğü tarafından tasdik edilmesidir. Bu tasdik, belgenin Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf olmayan ülkelerde kullanılabilmesi için zorunlu ara halkadır. Apostil bu sözleşmeye taraf ülkeler arasında geçerli olduğu için, Lahey dışı ülkelerde apostil yerine Dışişleri + elçilik zinciri çalışır.
Bakanlık burada belgenin içeriğini değil, üzerindeki imzanın tanınan bir makama ait olup olmadığını denetler. Yani Dışişleri, belgeyi "doğrular" değil; imza ve mührü "tanır". Belge noter onaylı bir tercümeyse noterin imzası; valilik tasdikli bir evraksa valiliğin imzası tanınır.
Bu nedenle Dışişleri'ne gitmeden önce belgenin zincirde bir önceki halkasının (noter, valilik ya da kaymakamlık) tamam olması gerekir. Ulus Tercüme, hangi adımın eksik olduğunu inceler, başvuruyu hazırlar ve takibe alır.
02. Hangi belgelerde ve hangi ülkelerde aranır?
Dışişleri onayı en çok şu durumlarda gerekir: bir Türk belgesi (diploma, sabıka kaydı, doğum belgesi, vekaletname, ticaret sicil gazetesi, ihracat evrakı) Suudi Arabistan, Mısır, Birleşik Arap Emirlikleri, Katar, Cezayir, Libya, Irak gibi Lahey Apostil Sözleşmesine taraf olmayan ülkelerde kullanılacaksa. Bu ülkelerde apostil geçmez; belgenin önce Dışişleri tarafından tasdik edilmesi, ardından ilgili ülkenin Ankara'daki büyükelçiliği veya İstanbul konsolosluğu tarafından onaylanması istenir.
Almanya, İtalya, Hollanda, ABD gibi Lahey'e taraf ülkelerde apostil yeterlidir; ayrıca Dışişleri tasdiği aranmaz. Karar tamamen hedef ülkenin tanıdığı zincire bağlıdır. Bu yüzden ilk soru "belgenin üzerinde ne yazıyor" değil, "belge hangi ülkeye, hangi kuruma gidecek" sorusudur.
Vize başvurularında, yurt dışı evlilik işlemlerinde, ihracat ve gümrük dosyalarında, yurt dışı şirket kuruluşunda ve yabancı mahkeme süreçlerinde Dışişleri onayı sık karşımıza çıkar.
03. Süreç sırayla nasıl ilerler?
Dışişleri tasdiki zincirin ortasındaki halkadır; tek başına işlemez. Tipik akış şöyledir:
1. Belge hazırlığı. Asıl belge veya noter onaylı kopyası elde edilir. Yabancı dilde kullanılacaksa yeminli tercümesi yapılır. 2. Önceki halkanın tamamlanması. Noter onaylı tercümeyse noter tasdiği; resmi bir kurum belgesiyse (örneğin nüfus kayıt örneği, sabıka kaydı) valilik veya kaymakamlık tasdiği alınır. 3. Dışişleri başvurusu. Belge, Ankara'da Konsolosluk İşleri Genel Müdürlüğü'ne sunulur. Bakanlık imza ve mührü kontrol eder, tasdik şerhini ekler. 4. Elçilik onayı. Dışişleri tasdikinden sonra belge, hedef ülkenin büyükelçiliği veya konsolosluğuna iletilir. 5. Teslim. Onaylı evrak ofisimize döner; size elden, Ankara içi kuryeyle veya kargoyla ulaştırılır.
Bu adımların her birinde farklı bir makam karar verir. Biz hangi belgenin hangi sırayla taşınacağını planlar, başvuruları yapar ve sıra takibini yürütürüz.
04. Bu süreçte Ulus Tercüme tam olarak ne yapar?
Görevimiz net bir çerçevededir: evrak hazırlığı, başvuru, fiziksel takip ve teslim. Tasdik kararı bizim değil, Bakanlığın yetkisindedir. Bu sınırı baştan söyleriz; çünkü süreç boyunca müşterinin beklentisini doğru yerde tutmak işin kendisi kadar önemlidir.
Somut olarak şunları yaparız: belgenizi inceler, hedef ülkeye göre Dışişleri + elçilik zinciri mi yoksa apostil mi gerekeceğini söyleriz. Tercüme gerekiyorsa yeminli tercümeyi hazırlar, noter onayını takip eder, ardından dosyayı Dışişleri'ne sunarız. Sıra durumunu izler, onay çıktığında belgeyi alır ve elçilik adımına geçeriz. Onaylı belge tamamlandığında size ulaştırırız.
Yapmadığımız şey: tasdik vermek, sonucu garanti etmek veya Bakanlığın takdir alanına müdahale etmek. Belge eksikse, kurum reddederse ya da imza zinciri kopuksa size durumu açık şekilde aktarır, eksik halkayı tamamlayacak yolu öneririz.
05. Süre ve ücret nasıl hesaplanır?
Dışişleri tasdiki genellikle 1-3 iş günü içinde sonuçlanır; resmi tatiller, yoğunluk veya belge sayısına bağlı olarak 5 iş gününe uzayabilir. Sürenin tam belirleyicisi Bakanlığın günlük iş yoğunluğudur; bu nedenle gün vermez, makul bir aralık veririz. Acil işlerde dosyayı erken saatte teslim etmek genelde aynı haftada bitirmeye yeter.
Elçilik adımı eklendiğinde toplam süre değişir. Bazı elçilikler aynı gün onay yaparken bazıları 5-10 iş günü randevu verir. Suudi Arabistan, Mısır ve Libya elçiliklerinin yoğun dönemlerinde 2 haftaya yaklaşan süreler görülebilir.
Ücret iki kalemden oluşur ve size ayrı gösterilir: birincisi devletin ve elçiliğin aldığı resmi harç (Dışişleri tarafında belirli bir tarife, elçilikte değişken); ikincisi bizim takip, ulaştırma ve teslim hizmet bedelimiz. Harç miktarları kurumun belirlediği şekilde tahsil edilir; üzerine ek ücret konmaz.
06. Apostil yerine ne zaman Dışişleri + elçilik gerekir?
Karar tamamen hedef ülkeye bağlıdır. Almanya, İtalya, İspanya, Hollanda, Yunanca, Polonya, ABD, Birleşik Krallık gibi Lahey Apostil Sözleşmesine taraf ülkelerde apostil yeterlidir; ayrıca Dışişleri tasdiği veya elçilik onayı istenmez. Apostili veren makam belgenin türüne göre değişir: idari belgelerde valilik/kaymakamlık, adli belgelerde adliye komisyon başkanlığı, noter onaylı belgelerde yine valilik.
Suudi Arabistan, Mısır, Birleşik Arap Emirlikleri, Katar, Libya, Cezayir, Irak, İran gibi Lahey dışı ülkelerde apostil işlemez. Bu ülkelerde zincir şudur: önce noter veya valilik tasdiği, sonra Dışişleri Bakanlığı tasdiği, en son hedef ülkenin elçilik veya konsolosluğu. Bu üçlü tamamlanmadan belge karşı tarafta resmi sayılmaz.
Noter, apostil, Dışişleri ve elçilik onayları birbirinin alternatifi değil, belirli ülke kombinasyonlarına göre dizilen halkalardır. Hedef ülkeyi söyleyin, doğru zinciri birlikte kuralım.