Fatura tercümesi: ticari ve proforma faturanın yurt dışı yolu

Ticari fatura; satıcı ile alıcı arasındaki bir ihracat veya hizmet işleminin yazılı kanıtıdır. Üzerinde satıcı ve alıcı bilgileri, fatura numarası ve tarihi, mal veya hizmetin tanımı, miktar, birim fiyat, toplam tutar, para birimi, ödeme ve teslim koşulları (Incoterms), menşe ülkesi ve gerekiyorsa GTIP/HS kodu bulunur. Proforma fatura ise henüz gerçekleşmemiş bir satışın ön bildirimidir; akreditif açılması, ithalat izni veya vize başvurusunda taahhüt belgesi olarak istenir.

Çeviride en hassas alanlar genelde ürün tanımları, Incoterms kısaltmaları ve para birimidir. Bunlar gümrük tarifesi ya da banka değerlendirmesinde birebir geçer; küçük bir kelime farkı ürünün farklı bir GTIP koduna girmesine sebep olabilir. Bu nedenle fatura tercümesi, serbest metin çevirisinden farklı işler: terminoloji ve sayısal alanlar olduğu gibi korunur, biçim mümkün olduğunca aslına yakın bırakılır.

Tipik kullanım alanları sandığınızdan daha geniş. En sık karşılaştığımız senaryolar şunlar:

• Gümrük çıkış işlemleri: İhracatçı firmanın ürettiği ticari fatura, alıcı ülkenin gümrüğünde İngilizce ya da o ülkenin resmi dilinde aranır. Rusya, Cezayir, Irak ve bazı Körfez ülkeleri faturanın yeminli tercümeli ve onaylı olmasını şart koşar.
• Akreditif ve banka işlemleri: İthalatçı bankası, proforma faturanın çevirisini akreditif açılmadan önce talep edebilir.
• Vize başvurusu: Bir Türk firmasının yurt dışına gönderdiği çalışan için davet mektubuyla birlikte proforma fatura veya hizmet faturası istenir.
• İhale ve tedarik dosyaları: Yurt dışı ihalelerde geçmiş satış faturaları referans olarak sunulur.
• Şahıs alımı: Yurt dışından bireysel olarak ürün getirten kişilerin, gümrükte mal değerini kanıtlamak için faturayı Türkçeye çevirtmesi gerekir.

Her senaryoda istenen onay seviyesi farklı; bu yüzden "fatura nereye gidecek" sorusu ücret ve süreden önce gelir.

Faturayı yurt dışına gönderiyorsanız ya da yurt dışından gelen bir faturayı Türkiye'deki resmi bir işlemde kullanacaksanız çevirinin yeminli tercüman imzası taşıması beklenir. Şirket içi raporlama, muhasebe departmanına bilgi amaçlı çeviri gibi durumlar bu kuralın dışındadır; bunlar için yeminli imza zorunlu değildir.

Gümrük müşaviri "yeminli olsun" diyorsa anlamı genelde şudur: çevirinin altında yeminli tercümanın imzası ve kaşesi bulunmalı, gerekirse noter tasdiği eklenmeli. Bazı ülkelerin gümrük idaresi bunun bir adım ötesini ister; çeviri noter tarafından onaylandıktan sonra apostil ya da elçilik tasdiği gerekir.

Kararı netleştirmenin en kısa yolu: faturayı talep eden kuruma "sworn/notarized/apostilled" hangisini istediğini sormak. Tek satırlık bu cevap, hem ücreti hem süreyi belirler.

Fatura tercümesinde onay işlemleri belgenin kendi yapısına ve hedef ülkeye göre kurulur. Pratikte üç senaryo görüyoruz:

1. Sadece yeminli tercüme: Çevirinin altında tercümanın kaşesi ve imzası vardır. Birçok AB ülkesinin gümrüğü ve özel firmalar bu seviyeyi kabul eder. 2. Yeminli tercüme + noter tasdiği: Çeviri noterde tasdik edilir. Akreditif dosyalarında ve resmi ithalat işlemlerinde sık istenir. 3. Yeminli + noter + apostil veya elçilik onayı: Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkelerde noter onayının üzerine valilik ya da kaymakamlıktan apostil alınır. Taraf olmayan ülkelerde (örneğin Cezayir, Irak, BAE'nin bazı işlemlerinde) Dışişleri Bakanlığı tasdiği ve ardından ilgili ülkenin Ankara'daki elçilik onayı zinciri işler.

Ulus Tercüme bu zincirin her adımını sırayla takip eder; faturanız çeviri, noter, apostil veya elçilik aşamalarında elden taşınır. Hangi adımın sizin işleminizde gerçekten gerektiğine ise ithalatçı/alıcı kurum karar verir.

Fatura tercümesinde en çok çalıştığımız dil çiftleri, Türkiye'nin dış ticaret partner haritasını birebir takip ediyor:

• İngilizce: En yaygın talep. AB ülkelerinin büyük çoğunluğu, ABD, İngiltere, Körfez ülkeleri ve Uzak Doğu için İngilizce fatura genellikle yeterlidir.
• Almanca: Almanya, Avusturya ve İsviçre ile çalışan ihracatçılar için. Özellikle teknik ürünlerde Almanca fatura ürün tanımının doğru terminolojiyle geçmesini sağlar.
• Arapça: Irak, Suudi Arabistan, BAE, Mısır, Cezayir, Libya başta olmak üzere Arap ülkelerine yapılan ihracatlarda. Bu ülkelerin çoğunda elçilik tasdiği de eklenir.
• Rusça: Rusya, Belarus ve Türk Cumhuriyetleri'ne ihracatta. Rusya gümrüğü çevirinin noter onaylı olmasını sık ister.
• Fransızca, İspanyolca, Farsça: Cezayir-Fas-Tunus, Latin Amerika ve İran hattındaki işlemlerde.

Daha az talep gelen dillerde de çalışıyoruz; faturayı paylaşırsanız hangi dil çiftinde, hangi tercümanın işi alacağını netleştirip dönüyoruz.

Fatura tercümesinde fiyatın üç bileşeni var: çevrilecek karakter sayısı, dil çifti ve onay işlemleri. Tek sayfa bir proforma fatura ile çok kalemli bir ihracat faturası aynı tutarda olmaz; ürün listesi uzadıkça çeviri süresi artar. Onay tarafında ise noter ücretleri belge başı sabit kalemdir, apostil aşaması valilik harçlarını içerir, elçilik tasdikleri ülkeye göre değişir.

Aslı gerekli mi? Yalnızca yeminli tercüme istiyorsanız faturanın net okunabilir bir PDF'si veya yüksek çözünürlüklü fotoğrafı yeterlidir; aslı bizde olmak zorunda değil. Noter tasdiği aşamasında durum değişir: noter, çeviriyi orijinal belgeyle birlikte ister. E-fatura ise PDF çıktısı ve karekod doğrulaması üzerinden tasdik edilebilir; kağıt fatura için aslı veya "aslı gibidir" onaylı sureti gerekir. Apostil aşaması için noter onaylı çeviri tek başına yeterlidir, faturanın aslını valiliğe götürmenize gerek kalmaz.

Süreç çoğunlukla dijital başlar: faturanın PDF'si ya da fotoğrafı WhatsApp veya e-posta ile gelir, çeviri ve fiyatlandırma bu dosya üzerinden yapılır. Sadece yeminli tercüme yeterliyse çıktıyı kaşeli-imzalı şekilde Ankara içinde aynı gün veya ertesi sabah elden ulaştırırız; şehir dışı için kargoyla göndeririz.

Noter, apostil veya elçilik adımları varsa faturanın aslına ya da "aslı gibidir" onaylı kopyasına ihtiyaç duyarız. Belgeyi ofise getirebilir, Ankara içi kurye ile gönderebilir ya da uzaktaysanız kargolayabilirsiniz. Noter randevusu, valilik apostil sırası, gerekirse Dışişleri ve elçilik aşamaları bizim takibimizde ilerler; siz işlem süresince hangi adımda olduğumuzu yazılı görürsünüz. İşlem bittiğinde dosyayı yine elden, kuryeyle veya kargoyla iade ediyoruz; gümrük müşavirinize doğrudan teslim etmemiz gereken durumlarda da çalışıyoruz.