Şirket Evrakları Tercümesi: Faaliyet, Ticaret Sicil ve İmza Sirküleri

Pratikte "şirket evrakı" tek bir belge değil; bir dosya bütünüdür. En sık çevirisini hazırladıklarımız:

• Ticaret sicil gazetesi — şirketin kuruluş ilanı, ünvan değişikliği, sermaye artırımı, ortak değişikliği gibi tescil bilgilerini taşır. Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin yayınladığı resmi nüshadır.
• Faaliyet belgesi — şirketin halen aktif olduğunu, hangi ticaret odasına kayıtlı olduğunu ve faaliyet konusunu gösterir. Ticaret/sanayi odasından alınır, kısa ömürlüdür.
• İmza sirküleri — şirketi kimin, hangi şekilde temsil ettiğini noter onayıyla beyan eder.
• Vergi levhası, oda kayıt belgesi, yetki belgeleri, vekaletnameler.

Bu belgeler birlikte istenir; yurt dışı tarafı çoğunlukla "company documents set" diye toplu olarak ister. Çeviride de aynı dosyayı bütün olarak ele almak süreyi ve onay maliyetini düşürür.

Karşımıza en sık şu senaryolarla geliyor:

• Yurt dışında şube veya iştirak kuruluşu — Almanya GmbH, Hollanda BV, BAE serbest bölge, ABD LLC kuruluşlarında ticaret sicil gazetesi + faaliyet + imza sirküleri seti istenir.
• Yurt dışı ihaleler ve tedarikçi kayıtları — özellikle Körfez ülkeleri, Kuzey Afrika ve Orta Asya ihalelerinde dosyanın apostilli ya da elçilik onaylı olması beklenir.
• Yurt dışı banka hesabı açılışı — UBO (gerçek faydalanıcı) tespiti için ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri çevirisi standart taleptir.
• Gümrük, ithalat-ihracat ve serbest bölge işlemleri.
• Yabancı ortaklık, hisse devri, due diligence süreçleri — burada belgelerin güncel tarihli olması ayrı bir kriterdir.

Kullanım yeri, onay işlemlerini belirler. Çeviriye başlamadan önce belgenin hangi kuruma, hangi ülkede sunulacağını sormamızın sebebi budur.

Şirket evraklarında genellikle tek başına yeminli tercüme yetmez. Süreç şu sıralarla ilerler:

1. Yeminli tercüme — yeminli tercüman çevirir, imzalar ve kaşeler. Yurt içi banka, vergi ve bazı kurum yazışmaları için bu aşamada durulabilir. 2. Noter onayı — yeminli tercümanın imzası noterde tasdik edilir. Yurt dışına gidecek dosyalarda bir sonraki adımın ön şartıdır. 3. Apostil — Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkelere gidecekse Ankara Valiliği'nden alınır. Almanya, Hollanda, İtalya, İspanya, ABD, Birleşik Krallık gibi ülkeler bu yolu kullanır. 4. Dışişleri + elçilik onayı — Lahey dışı ülkelerde (BAE, Suudi Arabistan, Mısır, Çin, Rusya, Katar gibi) Dışişleri tasdiki sonrası ilgili ülkenin Ankara elçiliği veya konsolosluğu onayı gerekir.

Hangi adıma kadar gidileceği belgenin sunulacağı kurumun talebine göre belirlenir; biz bu adımları takip ederiz, kararı kurum verir.

Şirket evraklarında dil dağılımı yıllar içinde belli bir örüntüye oturdu:

• İngilizce — yurt dışı banka, ihale dosyaları, ABD/İngiltere/Hollanda/İrlanda şirket kuruluşları, AB merkezli müşterilere ibraz.
• Almanca — Almanya ve Avusturya'da GmbH kuruluşu, Frankfurt/Münih ticaret odası kayıtları, Alman müşterilerle sözleşme dosyaları.
• Arapça — BAE, Suudi Arabistan, Katar, Irak ihaleleri ve serbest bölge başvuruları. Burada elçilik onayı neredeyse standart.
• Rusça — Rusya, Kazakistan, Özbekistan, Türkmenistan ticari işlemleri.
• Fransızca — Fas, Tunus, Cezayir ve Frankofon Afrika ihaleleri; Belçika ve İsviçre yazışmaları.

Daha az talep gelen dillerde de (İtalyanca, İspanyolca, Çince, Korece, Farsça) yeminli tercüme yapıyoruz; bu durumda süre, tercüman uygunluğuna göre biraz uzayabilir.

Şirket evraklarında fiyat sabit bir kalem değil; üç değişkenin toplamıdır:

• Belge sayısı ve sayfa hacmi — ticaret sicil gazetesi tek başına çoğu zaman 8-20 sayfa arasıdır; imza sirküleri 1-2 sayfa, faaliyet belgesi tek sayfadır. Set olarak gelmesi ortalama sayfa sayısını yükseltir.
• Dil çifti — İngilizce ve Almanca standart tarifededir; Arapça, Çince, Korece, Japonca gibi dillerde tercüman tarifesi farklıdır.
• Onay zinciri — yalnız yeminli mi, noter onaylı mı, apostilli mi, elçilik onaylı mı? Her ek adım hem noter/apostil harcı hem takip süresi getirir.

Tipik bir set (ticaret sicil gazetesi + faaliyet + imza sirküleri, İngilizce, noter onaylı) belge elimize ulaştıktan sonra 1-2 iş günü içinde teslim edilir. Apostil eklenirse +1 iş günü, elçilik onayı eklenirse ülkeye göre +2-7 iş günü hesaplamak gerekir.

Bu, sürecin en çok kafa karıştıran kısmı. Belge bazında ayrıştırmak gerekiyor:

• Ticaret sicil gazetesi — TSGM portalından alınan dijital nüsha çoğu zaman yeterlidir. Noter, apostilli kullanım için ıslak imzalı/mühürlü çıktı ya da e-imzalı PDF ister.
• Faaliyet belgesi — odadan güncel tarihli alınan ıslak imzalı asıl gereklidir. Çoğu kurum 1-6 ay içinde alınmış olmasını şart koşar.
• İmza sirküleri — noter onaylı aslı şarttır; fotokopi üzerinden noter ikinci kez tasdik etmez.
• Vergi levhası — interaktif vergi dairesinden alınan e-imzalı çıktı genelde yeterlidir.

İlk aşamada bize net taramaları veya WhatsApp'tan okunaklı fotoğrafları gönderebilirsiniz; çeviri buna paralel başlar. Noter ve apostil adımı geldiğinde hangi belgenin aslına ihtiyaç olduğunu önceden söyleriz.

Ofisimiz Ulus'ta; Sıhhiye, Kızılay, Bakanlıklar, Çankaya hattındaki şirketler genelde belgeyi elden bırakıp elden alıyor. Bunun pratik bir tarafı var: noter ve Valilik apostil bürosu Ankara'da; ardışık iki adımı aynı gün içinde kapatabiliyoruz.

Gelmek zorunda olmayan iş için Ankara içi kurye çalışıyoruz. Belgenizin aslı bulunduğu adresten alınır, onay işlemleri ofiste yürütülür, set tamamlandığında istediğiniz adrese bırakılır. Yurt dışındaki ortağa gönderilecekse uluslararası kargo etiketini biz hazırlayabilir veya hazır dosyayı kuryeyle ofisinize teslim ederiz. Süreç boyunca hangi adımda olduğumuzu, noter veya apostil bekleme durumunu WhatsApp üzerinden güncelliyoruz.