01. Teknik şartname tam olarak ne anlatır?
Teknik şartname; bir alımın, projenin veya tedarik kaleminin teknik özelliklerini, kabul kriterlerini ve test yöntemlerini sıralayan resmi bir dokümandır. İçinde genellikle malzeme standartları (TSE, EN, ISO, ASTM), boyutsal toleranslar, performans değerleri, ambalajlama koşulları, garanti süreleri ve muayene yöntemleri bulunur.
Kurumsal alımlarda şartnameyi düzenleyen taraf genelde idare veya satın alma birimidir; üreticiler ve tedarikçiler bu metni okuyup teklif hazırlar. Tercüme aşamasına geldiğinde belgenin türünü bilmek önemli: idari şartname mi, teknik şartname mi, sözleşme taslağı mı? Üçü farklı dil ve terminoloji ister. Bu yüzden çevirinin ilk adımı dosyayı bütün olarak görmek, sayfa sayısını ve hangi başlıkların teknik, hangilerinin hukuki olduğunu ayırmaktır.
02. Şartnameyi en çok kim çevirtiyor?
Tedarikçi firmalar, yurt dışı ihalelere katılan müteahhitler, ithalat-ihracat departmanları ve makine/cihaz ithal eden sanayi kuruluşları en sık başvuran taraflardır. Tipik senaryolar şöyle ilerler:
- Avrupa'da açılmış bir tedarik ihalesine Türk üretici teklif verecek; şartnamenin Almancası veya İngilizcesi Türkçeye çevriliyor.
- Bir kamu kurumu yabancı bir üreticiden cihaz alacak; üretici teknik şartnameyi Türkçeye çevirip teklif dosyasına ekliyor.
- Savunma, enerji veya inşaat projesinde Türkçe şartname; İngilizce, Arapça veya Rusça hedef pazarlara çevriliyor.
- Patent başvurusu, CE belgelendirme veya distribütörlük sözleşmesi için şartname ek dosya olarak hazırlanıyor.
Her senaryoda hedef kurum farklı olduğu için tercüme yönü, onay işlemleri ve teslim formatı da değişir. İlk yazışmada belgenin nereye gönderileceğini sormamızın nedeni budur.
03. Yeminli tercüme gerekli mi, normal çeviri yeter mi?
Şartnamenin kullanım amacı bu sorunun cevabını belirler. Yalnızca firma içi değerlendirme, teklif hazırlığı veya teknik ekibe brifing için çevriliyorsa yeminli tercüme zorunlu değildir; alan uzmanlığı taşıyan bir çeviri çoğu zaman yeterli olur.
Ancak belge bir ihale dosyasına ek olarak veriliyorsa, kamu kurumu tarafından talep edildiyse, gümrük dosyasına giriyorsa veya yurt dışı resmi makama sunulacaksa yeminli tercüme istenir. Bazı kurumlar ek olarak noter onayı talep eder; ihalenin teknik şartnamesinde "yeminli tercüman onaylı çeviri ibraz edilecektir" gibi maddeler sık görülür.
Ulus Tercüme, dosyayı incelerken bu maddeleri arar ve gerekirse hangi onay işlemlerine girileceğini önceden netleştirir. Böylece hem maliyet hem teslim süresi gerçekçi planlanır.
04. Noter, apostil ve elçilik: şartname hangi yoldan gider?
Şartnamenin gideceği yer onay işlemlerini belirler. Üç temel patern:
Yurt içi kullanım: Yeminli tercüme yeterli; bazı ihalelerde noter onayı eklenir. Adım sayısı düşüktür, teslim genelde aynı hafta tamamlanır.
Lahey Sözleşmesi'ne taraf ülkeler: Yeminli tercüme → noter onayı → Ankara Kaymakamlığı'ndan apostil. Almanya, Hollanda, İtalya, İspanya gibi ülkelere gönderilen şartnameler bu yolu izler.
Lahey dışı ülkeler: Yeminli tercüme → noter onayı → Dışişleri Bakanlığı tasdiği → hedef ülke elçiliğinin onayı. Suudi Arabistan, BAE, Mısır, Cezayir gibi pazarlara giden teknik dosyalarda bu zincir işler.
Hangi adıma kadar gidileceğini hedef ülkenin makamı belirler. Biz tercümeyi, noter randevusunu ve apostil/Dışişleri takibini koordine ederiz; nihai kabul kararı belgeyi inceleyen kuruma aittir.
05. En çok hangi dillerde isteniyor?
Teknik şartnamede dil yelpazesi belgenin yönüne göre değişir, ama belirli bir yoğunluk vardır:
- İngilizce: Uluslararası ihalelerin ortak dili. AB ülkeleri, Körfez bölgesi, Asya ve Afrika pazarlarına giden şartnamelerin büyük çoğunluğu önce İngilizceye çevriliyor.
- Almanca: Makine, otomotiv ve mühendislik tedariki yoğun. DIN ve VDI standartlarına atıf yapan şartnameler bu dilden veya bu dile çevriliyor.
- Arapça: Suudi Arabistan, BAE, Katar, Cezayir ve Irak'ta açılan ihaleler. Genelde elçilik onayı zinciriyle birlikte yürür.
- Rusça: Orta Asya tedarik ihaleleri, enerji ve inşaat projeleri.
- Fransızca: Kuzey Afrika ve Frankofon Afrika pazarları, AB kurumları.
Çince, İspanyolca ve İtalyanca da düzenli gelen diller arasındadır. Hedef ülkeyi söylediğinizde hangi terim setini, hangi standart kısaltmalarını koruyacağımızı baştan netleştiriyoruz.
06. Fiyatı ve süreyi ne belirliyor?
Şartname tercümesinde dört değişken belirleyici: sayfa sayısı (veya kaynak metnin kelime hacmi), dil çifti, alan yoğunluğu ve onay işlemleri.
Kısa, 5-10 sayfalık bir tedarik şartnamesi tek iş günü içinde teslim edilebilir. 80-150 sayfalık kapsamlı bir teknik dosya, terminoloji tutarlılığı için birden fazla aşamada hazırlanır; bu durumda 4-7 iş günü tipik bir aralıktır. Tablo, çizim açıklaması ve standart referansı (EN 10025, ISO 9001 gibi) yoğun belgelerde redaksiyon süresi de uzar.
Noter onayı ve apostil aşamaları işlem günlerine bağlıdır; randevu yoğunluğu dönemsel değişebilir. Dosyayı paylaştığınızda kapsamı, sayfa sayısını ve hedef ülkeyi birlikte değerlendirip yazılı teklif iletiyoruz. Acil ihale tarihleriniz varsa baştan söyleyin, planı ona göre kuruyoruz.
07. Aslı bizde olmalı mı, PDF yeterli mi?
Teknik şartname için belgenin aslı genelde gerekmez. Çeviri taranmış PDF veya orijinal Word dosyası üzerinden yapılır; tabloların, başlıkların ve numaralandırmanın aslına uygun tutulması için düzenlenebilir format her zaman avantajdır. Word veya InDesign kaynak dosyanız varsa paylaşmanız hem süreyi kısaltır hem de son tasarımın bozulmamasını sağlar.
Noter onayı aşamasında matbu çıktı ve yeminli tercümanın imzası gerekir; bu işlemi biz organize ederiz, belgenin aslına ihtiyaç duyulmaz. Apostil veya Dışişleri tasdiği zincirine gireceksek noter onaylı sete ek olarak başka bir evrak istenmez. Dosya çok büyükse WhatsApp yerine e-posta veya WeTransfer linki kullanmanızı öneriyoruz; gizlilik gereken projelerde imzalı NDA çerçevesinde de çalışıyoruz.
08. Ankara'da teslim ve gizlilik
Hazırlanan tercüme; PDF dijital kopya, noter onaylı matbu set veya apostil işlenmiş orijinal olarak teslim edilir. Ankara içinde kuryeyle adres teslimi yapıyoruz; Çankaya, Kızılay, Bakanlıklar, Söğütözü ve OSTİM güzergâhları aynı gün, diğer ilçeler ertesi iş günü tipik aralıktır. Acil ihale teslim tarihiniz varsa kurye saatini buna göre planlıyoruz.
Teknik şartnameler çoğu zaman ticari sır içerir: fiyat verisi, üretici listesi, kapasite bilgisi. Dosya teslim alındığı andan teslimat tamamlanana kadar sınırlı sayıda kişiyle çalışılır; talep ederseniz baştan gizlilik sözleşmesi imzalıyoruz. Proje sonunda istenirse dijital kopyalar tarafımızdaki sistemden silinir.