Faaliyet Belgesi Tercümesi

Faaliyet belgesi, ticaret odası veya ilgili ticaret sicil müdürlüğünden alınır. Üzerinde şirketin unvanı, ticaret sicil numarası, MERSİS numarası, kuruluş tarihi, faaliyet konusu (NACE kodu dahil), adres bilgisi, ortaklık yapısı ve belgenin alındığı tarih bulunur. Bazı odalar belgeyi e-imzalı ve QR kodlu olarak da düzenler; bu durumda fiziksel ıslak imza yerine elektronik doğrulama geçerlidir.

Geçerlilik süresi belgeyi isteyen kuruma göre değişir. Yurt içi işlemlerde genellikle son 1-3 ay içinde alınmış bir belge istenir; yurt dışında bu süre 3 ila 6 aya kadar uzayabilir. Tarihi geçmiş bir faaliyet belgesinin tercümesi teknik olarak yapılabilir; ancak hedef kurum belgeyi reddedebilir, bu yüzden başvuru tarihinizden geriye doğru hesaplamak işinizi kolaylaştırır.

Faaliyet belgesi tercümesi en sık yurt dışı ihaleler için talep edilir. Avrupa, Körfez ülkeleri ve Orta Asya'da açılan kamu ya da özel sektör ihalelerinde, katılımcı firmanın şirket gerçekliğini ve faaliyet alanını kanıtlayan tercümesi onaylı bir faaliyet belgesi dosyaya eklenir.

Diğer sık karşılaşılan senaryolar şunlardır: yurt dışında şube veya distribütörlük kurulumu, yabancı bankalarda kurumsal hesap açılışı, gümrük ve ihracat dosyaları, uluslararası fuar başvuruları, yurt dışı patent ve marka tescili, vize destek belgesi olarak konsoloslukların talep ettiği şirket evrakı. Almanya, Birleşik Krallık ve Hollanda gibi ülkelerde belge çoğu zaman apostil ile beraber istenir; Suudi Arabistan, BAE, Katar gibi ülkelerde ise elçilik tasdik zinciri devreye girer.

Faaliyet belgesinin neredeyse her uluslararası kullanımı için yeminli tercüme şarttır. Yeminli olmayan bir çeviri kurumsal dosyada kabul görmez. Onay zinciri ise hedef ülkeye göre değişir.

Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf bir ülkeye gidecekse zincir genellikle şöyle ilerler: yeminli tercüme, noter onayı, sonrasında ticaret il müdürlüğü veya kaymakamlık aracılığıyla apostil. AB ülkeleri, Birleşik Krallık, ABD, Japonya ve birçok Latin Amerika ülkesi bu yola girer. Lahey'e taraf olmayan ülkelerde ise apostil yerine Dışişleri Bakanlığı tasdiki ve ardından ilgili ülkenin Ankara'daki elçilik veya konsolosluk onayı gerekir; Körfez ülkeleri, Mısır, Libya, Cezayir gibi pazarlarda bu zincir uygulanır. Onayın tam olarak hangi adımlardan oluşacağı, belgeyi isteyen kurumun yazılı talebine göre netleşir.

Faaliyet belgesinde en yoğun talep İngilizce yönündedir; çünkü belgenin İngilizce versiyonu çoğu uluslararası ihale ve banka başvurusunda ortak kabul gören dosya dilidir. İkinci sırada Almanca gelir: Almanya, Avusturya ve İsviçre pazarlarına açılan firmalar bu çeviriyi düzenli olarak ister.

Arapça çeviri, Suudi Arabistan, BAE, Katar, Irak ve Mısır işlerinde gerekir; bu dilde çeviri genellikle elçilik tasdiği zinciriyle birlikte planlanır. Rusça, Orta Asya cumhuriyetlerine ve Rusya'ya yönelik ihaleler için sık talep edilir. Fransızca için Kuzey Afrika ve Frankofon Afrika pazarları, İspanyolca için Latin Amerika ihaleleri, Farsça için İran ticaret dosyaları öne çıkar. Hedef ülkeyi paylaştığınızda hangi dilin daha pratik olacağını ve elçiliğin hangi dili istediğini birlikte değerlendiririz.

Fiyatı belirleyen üç temel kalem var: belgenin uzunluğu, dil çifti ve onay işlemleri. Standart bir faaliyet belgesi genellikle tek sayfa veya iki sayfadır; ancak ortaklık yapısı detaylı, NACE kodları çok kalemli ya da iştirakli şirketlerde sayfa sayısı artabilir. Bu durumda ücret kelime ya da karakter sayısı üzerinden hesaplanır.

Dil çifti, fiyatın ikinci belirleyicisidir; İngilizce ve Almanca için tarife daha standart, daha az çevirmen havuzu olan diller için biraz daha yüksektir. Üçüncü kalem ise resmi onay harçlarıdır: noter onay harçları belge başına Adalet Bakanlığı tarifesine bağlıdır, apostil harçsızdır ancak elçilik tasdik ücretleri ülkeden ülkeye çok değişir. Tercüme ücreti ile bu harçlar tekliflerimizde ayrı kalem olarak gösterilir; sürpriz tutar çıkmaz.

Tercümenin hazırlanması için belgenin aslına ihtiyacımız yok; net çekilmiş bir tarama veya yüksek çözünürlüklü fotoğraf yeterlidir. Tercüman, çevirisini bu tarama üzerinden yapar ve metnin altına "sunulan örneğine uygundur" şerhini düşer.

Noter onayı aşamasında ise durum belgeye göre değişir. Birçok noter, faaliyet belgesinin aslını veya odanın e-imzalı çıktısı üzerindeki kareli doğrulama kodunu görmek ister; bu nedenle aslını veya e-imzalı PDF'nin orijinal dosyasını bize ulaştırmanız işi hızlandırır. Apostil ve elçilik adımları için kural daha nettir: bu makamlar ıslak imzalı veya e-imzalı orijinal belge üzerinden işlem yapar, fotokopi kabul etmez. Aslı yurt dışındaysa, Türkiye'deki bir vekiliniz aracılığıyla yeni bir faaliyet belgesi alınması çoğu zaman en kısa yoldur; bu adımı da birlikte planlayabiliriz.

Faaliyet belgesi tercümesi ve onay adımları çoğunlukla aynı şehirde, Ankara'da tamamlanır. Ticaret odası, noter, kaymakamlık ve birçok ülkenin elçiliği şehir merkezinde olduğundan, evrakın elden takibi pratikte tek bir lokasyonda yürür.

İşleyişimiz şöyledir: belgenin taramasıyla tercümeyi başlatır, asıl belge bize ulaştığında noter onayını alır, ardından apostil veya elçilik adımına aynı gün geçeriz. Tamamlanan dosyayı Çankaya, Kızılay, Ulus ve çevre ilçelere kurye ile aynı veya ertesi iş günü içinde teslim ederiz; Ankara dışındaki müşterilerimize kargo ile yollarız. İhalesi yaklaşan veya teslim tarihi sıkışan dosyalarda öncelikli takip yaparız; bu durumda hangi adımın hangi günde tamamlanacağını yazılı bir takvimle paylaşırız.