01. İmza sirküleri nedir, ne işe yarar?
İmza sirküleri, bir şirkette kimlerin imza atmaya yetkili olduğunu ve bu yetkinin sınırını gösteren noter belgesidir. Üzerinde yetkili kişinin adı, T.C. kimlik bilgisi, temsil ettiği firma, yetki kapsamı (münferiden, müştereken) ve ıslak imza örneği bulunur. Noter, imza örneklerini huzurda alır ve tasdik eder.
Belgenin geçerlilik süresi konusunda yasal tek bir kural yoktur; ancak bankalar ve resmi kurumlar genelde son altı ay içinde alınmış sirküleri kabul eder. Yetkili kişi değiştiyse, görev süresi dolduysa veya şirket unvanı/adresi değiştiyse sirkülerin yenilenmesi gerekir.
Yurt dışı işlemlerde karşı tarafın aradığı şey nettir: "Bu kişi gerçekten bu şirketi bağlayabiliyor mu?" Tercüme ve apostil, bu sorunun yabancı bir kurum tarafından da doğrulanmasını sağlar.
02. İmza sirküleri tercümesi en çok hangi işlemlerde isteniyor?
Sirkülerin tercümesi, neredeyse her zaman bir kurumsal işlemin parçası olarak gündeme gelir. Tipik senaryolar:
- Yurt dışında şirket kuruluşu veya şube açılışı — Almanya, Hollanda, Birleşik Krallık ve Körfez ülkelerinde ticaret sicilinde Türk ana şirketin yetkilileri belgelenir.
- Yurt dışı banka hesabı açılışı — kurumsal hesap için yetkili imzanın tercümesi ve apostili istenir.
- Uluslararası ihale ve tedarik dosyaları — Avrupa Birliği, BM ve büyük özel sektör ihalelerinde teklif veren şirketin yetki belgesi dosyaya eklenir.
- Yabancı şirketle sözleşme imzası — distribütörlük, lisans, ortaklık sözleşmelerinde karşı taraf imzacının yetkisini görmek ister.
- Yurt dışı varlık alımı — gayrimenkul, taşıt veya hisse alımında şirket adına hareket eden kişinin yetkisi belgelenir.
- Konsolosluk ve vize başvuruları — bazı iş vizesi dosyalarında ev sahibi firmanın sirküleri ek belge olarak istenir.
Her senaryoda karşı kurumun istediği onay işlemleri farklı olabilir; bu nedenle başvuru yapılacak ülke ve kurum adı işin başında netleştirilir.
03. Yeminli tercüme şart, peki noter onayı?
İmza sirküleri resmi bir noter belgesi olduğu için tercümesi yeminli tercüman tarafından yapılır. Tercüman, çevirinin altına kaşesini ve imzasını ekleyerek belgenin aslına uygunluğunu beyan eder.
Noter onayı ise hedef kuruma göre değişir. Bazı yurt dışı kurumlar yeminli tercüman kaşesini yeterli sayarken, özellikle apostil zinciri devreye girecekse noterin tercüme onayı zorunlu olur. Çünkü apostil, doğrudan tercümana değil; tercümeyi onaylayan noterin yetkisine basılır.
Uygulamada izlediğimiz sıra şudur: önce belgenin aslı veya noter onaylı sureti incelenir, yeminli tercüme hazırlanır, ardından Ankara noterinde tercüme onayı alınır. Apostil aşaması gerekiyorsa belge bu onaydan sonra valiliğe yönlendirilir. Üç adım da Ulus Tercüme tarafından sırayla takip edilir; sizin ofislere gitmenize gerek kalmaz.
04. Apostil mi, elçilik onayı mı? Hedef ülke belirler
Hedef ülke Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf ise zincir kısadır: yeminli tercüme → noter onayı → valilik apostili. Avrupa Birliği ülkeleri, Birleşik Krallık, ABD, Kanada, Avustralya, Japonya ve Güney Kore bu grupta yer alır. Apostil mührü, belgenin yurt dışında ek bir tasdike ihtiyaç duymadan kabul edilmesini sağlar.
Hedef ülke sözleşmeye taraf değilse zincir uzar: yeminli tercüme → noter onayı → Dışişleri Bakanlığı tasdiki → ilgili ülkenin Ankara'daki büyükelçiliği veya konsolosluğunda tasdik. Birleşik Arap Emirlikleri, Suudi Arabistan, Katar, Mısır, Çin ve Vietnam gibi ülkeler için bu yol işler. Elçilik adımı bazen randevu gerektirir; bu süreyi planlamaya dahil ederiz.
Karşı kurumun tam olarak hangi onayı istediğini önceden öğrenmek, gereksiz adım açılmasının önüne geçer.
05. Hangi dillere çevriliyor, ücreti ne belirliyor?
İmza sirküleri tercümesinde en sık çalıştığımız diller İngilizce, Almanca, Arapça, Rusça ve Fransızca. İngilizce; AB dışı pek çok ülkede ve uluslararası ihalelerde standart kabul edilir. Almanca özellikle Almanya, Avusturya ve İsviçre ticaret sicil işlemleri için tercih edilir. Arapça, Körfez ülkeleri ve Kuzey Afrika işlemlerinde istenir.
Ücret üç başlık üzerinden netleşir: belgenin sayfa ve karakter sayısı (sirkülerler genelde 2-4 sayfa olur, ek vekaletname varsa uzar), dil çifti (yaygın dillerde ücret düşük, az çalışılan dillerde daha yüksektir) ve onay işlemlerinin uzunluğu (sadece yeminli tercüme; noter onayı eklendiğinde noter harcı; apostil veya elçilik eklendiğinde ilgili harçlar dosyaya yansır).
Kesin tutarı belgeyi görmeden vermek doğru olmaz. Tarama veya fotoğraf paylaşıldıktan sonra yazılı bir kalem dökümü iletiyoruz.
06. Belgenin aslı bizde olmalı mı?
Tercüme aşaması için belgenin net bir taraması veya fotoğrafı yeterlidir. Yeminli tercüman çeviriyi bu görüntü üzerinden hazırlayabilir; metin tam okunabildiği sürece sorun çıkmaz.
Noter onayı aşamasına geçildiğinde durum değişir. Türkiye'de noterler, tercümeyi onaylarken belgenin aslını veya noter tasdikli suretini görmek ister. Bu nedenle apostil/elçilik zincirine girecek sirkülerlerde aslının elimize ulaşması gerekir. Şirket Ankara dışındaysa kargo veya kurye ile aslı bize iletilir; işlem bitince yine aynı yolla geri gönderilir.
Sadece bilgi amaçlı, yurt dışındaki bir muhatabınıza okutmak için çeviri istiyorsanız aslına gerek kalmaz. Resmi kuruma teslim edilecekse yola çıkmadan önce belgenin Ankara'da olmasını planlamak süreyi kısaltır.
07. Belge size nasıl ulaşır?
Ulus Tercüme'nin ofisi Ankara merkezde olduğu için noter, valilik ve elçilik adımlarının tamamı şehir içinde yürür. Tercüme ve onay süreci tamamlandığında belge size üç yoldan ulaşır:
- Ofisten elden teslim — Ulus, Kızılay ve Çankaya çevresinden gelip alabilirsiniz. Randevu gerekmez, çalışma saatleri içinde geçmeniz yeterlidir.
- Ankara içi kurye — Çankaya, Yenimahalle, Etimesgut, Keçiören dahil tüm ilçelere aynı gün veya ertesi gün kurye ile gönderim yapılır.
- Kargo — Şirket merkezi Ankara dışındaysa anlaşmalı kargo ile aslı ve tercümesi birlikte gönderilir.
Dijital kopyaya ihtiyacınız varsa onaylı belgenin taraması da e-posta veya WhatsApp üzerinden iletilir; bu, yurt dışındaki muhatabınızın evrakı önden görmesi için kullanışlıdır.