01. Apostil onaylı tercümede aslında ne yapılıyor?
İşin gerçek akışı üç parçadan oluşur. Birincisi: yeminli tercüman belgeyi kaynak dilden hedef dile çevirir, kendi kaşesi ve imzasıyla teslim eder. İkincisi: çeviri ve aslı (veya noter onaylı sureti) notere gider; noter, tercümanın yemin zaptıyla eşleştirip tercümeyi tasdik eder. Üçüncüsü: noter onaylı bu evraka apostil şerhi eklenir. Apostil; resmi belgelerde kaymakamlık ya da valilikten, mahkeme ve adli belgelerde adli yargı komisyonu başkanlıklarından alınır.
Bu üçü ayrı ayrı işlemdir; sıralamayı kendiniz yönetmeniz gerekmez. Belgenizi gördüğümüz anda hangi yolun gideceğini söylüyoruz: önce çeviri mi, önce belgenin aslına apostil mi (bazı ülkeler asla apostil ister, çevirisi sonra yapılır), yoksa ikisinin birden mi gideceği. Almanya yüksek lisans için diploma örneğinde sıra çoğunlukla şöyledir: diplomanın aslına apostil → Almanca yeminli tercüme → noter tasdiki. Vize başvurusu için sabıka kaydında ise tercüme + noter + apostil zinciri daha sık çalışır.
02. Apostil hangi başvurularda işin ortasına girer?
Apostil, belgenizi başka bir devlete ibraz edeceğinizde devreye girer; ülke içinde kullanılacak belgelerde gerekmez. Pratikte dört kullanıcı tipi var.
Yurt dışında okuyacak öğrenciler: Almanya, Hollanda, İtalya, ABD gibi ülkelere yüksek lisans/doktora başvurusunda diploma ve transkript çoğunlukla apostilli tercüme ister. Vize veya oturum başvurusu yapanlar: sabıka kaydı, doğum belgesi, evlilik cüzdanı, ikametgâh gibi nüfus belgeleri konsolosluğa apostilli olarak sunulur. Yurt dışında iş kuran ya da iş ortaklığı yapan şirketler: faaliyet belgesi, imza sirküleri, vekaletname, ticaret sicil gazetesi en sık apostil görenler. Hukuki süreci olanlar: mahkeme kararı, vekaletname, miras belgeleri yabancı bir mahkemede ya da noterde kullanılacaksa apostil şart.
Gönderim yapılacak ülke Lahey Sözleşmesi'ne taraf değilse apostil yerine Dışişleri Bakanlığı tasdiki ve ardından ilgili ülke konsolosluğu tasdiki gerekir — bu farklı bir zincir; hangisine girdiğinizi belge ve hedef ülkeyle birlikte çıkarırız.
03. En sık apostil koyduğumuz belgeler
Apostil her belgeye uygulanmaz; resmi makam tarafından düzenlenmiş ya da noter tasdikli belgelere uygulanır. Ulus Tercüme'nin Ankara ofisinden geçen evrakların ağırlığı şunlar:
- Diploma ve transkript — yurt dışı yüksek lisans, doktora, denklik başvuruları için. Üniversite tarafından düzenlendiği için apostil il valiliğinden alınır.
- Sabıka kaydı — vize, oturum, çalışma izni başvurularında neredeyse standart. E-Devlet'ten alınanın da apostil edilebildiğini hatırlatalım.
- Pasaport, kimlik ve nüfus kayıt örneği — aile birleşimi, evlilik, doğum tescili gibi konsolosluk işlemlerinde.
- Vekaletname — yurt dışındaki gayrimenkul satışı, banka işlemi, dava takibi için. Noter düzenlediği için apostil aynı noterin bağlı olduğu adli yargı komisyonundan ya da il valiliğinden çıkar.
- Mahkeme kararı — boşanma kararı, velayet, miras kararları yurt dışında tanınma için.
- Şirket evrakları — faaliyet belgesi, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi.
Belgenizin türü bu listede değilse de yine de gönderin; aslında çoğu resmi belgeye apostil koyma yolu vardır, sadece çıktığı makam değişir.
04. Noter, Dışişleri ve elçilik onayıyla farkı nerede başlıyor?
Bu dört onay sık karıştırılıyor; her birinin yeri ayrı.
Yeminli tercüme: çeviriyi yapan tercümanın yemin zaptı olmasıdır. Tek başına bazı işlemlerde yeterlidir (örneğin Türkiye içinde bazı özel kurumlar). Ama resmi işlem için neredeyse her zaman üstüne bir onay gelir.
Noter onaylı tercüme: yeminli tercümenin noter tarafından tasdik edilmesidir. Türkiye içindeki resmi kurumların çoğunda istenen şudur. Apostil de noter onaylı tercümenin üstüne gelir.
Apostil: noter onaylı belgenin Lahey'e taraf bir ülkede tanınabilmesi için eklenen şerhtir. Türkiye dahil 120'yi aşkın ülke taraf.
Dışişleri ve elçilik onayı: hedef ülke Lahey'e taraf değilse (örneğin Kanada uzun yıllar dışındaydı, Çin'in bazı işlemleri, Birleşik Arap Emirlikleri gibi ülkeler) apostil çalışmaz. Bu durumda zincir uzar: noter → Dışişleri Bakanlığı tasdiki → ilgili ülke konsolosluğu/elçilik tasdiki.
Hangi yolun gerekli olduğunu hedef ülkeyi ve belgeyi öğrenir öğrenmez söylüyoruz. Yanlış zincir çekmek hem para hem zaman kaybı; biz baştan doğrusunu belirleyip oradan ilerliyoruz. Resmi makamların kabul kararı yine kendilerine aittir; bizim işimiz doğru zinciri kurmak ve takip etmek.
05. Ankara içinde belgeyi nasıl alıyor, nasıl ulaştırıyoruz?
Apostil işlemi, belgenin fiziksel olarak birkaç kuruma götürülmesini gerektiriyor. Ulus Tercüme'nin avantajı tam burada: ofisimiz Ankara merkezde olduğu için noter, kaymakamlık, valilik ve gerektiğinde Dışişleri için belgenizi şehir içinde biz taşıyoruz.
Ulus, Kızılay, Çankaya, Bakanlıklar, Kavaklıdere ve Yenişehir gibi merkez bölgelerden aynı gün kurye alıp aynı gün geri teslim etmek çoğunlukla mümkün. Daha uzak ilçeler için (Etimesgut, Keçiören, Yenimahalle, Mamak gibi) belge alma için ertesi iş gününü hesaplıyoruz. Ankara dışındaysanız belgeyi kargoyla gönderirsiniz; biz işlem bitince yine kargo veya isterseniz Ankara'da bir adrese kuryeyle bırakırız.
Süreç boyunca belgenin hangi adımda olduğunu WhatsApp'tan haber veriyoruz: "belgeyi noterden aldık", "apostile gitti", "hazır, ne zaman teslim edelim" gibi. Yurt dışında okuyacak ya da hukuki bir başvurusu olan kişinin son anda telaşlanmasını istemiyoruz; süreç netse takvim de net oluyor. Ankara içi kurye düzenlememizi buradan görebilirsiniz.
06. Süre ve ücret tek seferde nasıl netleşiyor?
Apostil onaylı tercüme tek kalem bir fiyat değil; üç-dört ayrı kalemin toplamıdır. Şeffaf olalım: size verdiğimiz teklifte kalemler ayrı ayrı görünür. Tercüme ücreti sayfa sayısı ve dil çiftine göre değişir (İngilizce, Almanca, Fransızca için tarife yakın; Çince, Japonca, Arapça için biraz daha yüksek). Noter harcı noter tarifesine göre belirlenir; biz aracı koymuyoruz, kullandığımız noter ne yazıyorsa o. Apostil işlemi çoğu makamda harçsızdır; yalnızca bizim takip ve ulaştırma servis bedelimiz var. Acelesi olan işlerde aynı gün/mesai dışı ek bedel olabilir; bunu da peşinen söylüyoruz.
Süre tarafında en gerçekçi taahhüt şu: belge tam ve aslı elimizdeyse, tek dilli standart bir belgenin (diploma, sabıka, vekaletname gibi) yeminli tercüme + noter + apostil zinciri 2-4 iş günü içinde biter. Çok sayfalı sözleşme ya da uzman terminoloji isteyen belgelerde süreyi belgeye bakarak veriyoruz; tahmin değil, ölçü.
Belgenizi WhatsApp'tan iletirseniz bir saat içinde yazılı bir teklif dönelim: kalem kalem ücret + iş günü cinsinden süre + hangi onay işlemlerinin gideceği. Sonradan değişen bir şey çıkarsa (örneğin hedef ülke apostil yerine elçilik istiyorsa) onu da yine yazılı olarak iletiyoruz.